تعتبر إدارة الوقت مهارة مهمة يجب أن تتعلمها وتنميتها، إذ يمكن أن تساعدك على تحقيق أقصى استفادة من كل يوم، مما يساعدك على النجاح في جميع مجالات الحياة. أما بالنسبة للشركات، ضياع الوقت يعني ضياع المال، لأنه بمجرد أن يمر فلن تستعيده أبداً!
ما فوائد إدارة الوقت؟
يوجد العديد من الفوائد التي تحققها إدارة الوقت الناجحة، نذكر منها الآتي:
1. الحد من التوتر
تتطلب إدارة الوقت إنشاء جدول مهام واتباعه مما يقلل من القلق. فعندما تقوم بإلغاء تحديد العناصر الموجودة في قائمة مهامك، يمكنك أن ترى التقدم الملموس الذي تحرزه مما يساعدك على تجنب الشعور بالتوتر والقلق حول مدى تقدمك في إنجاز المهام.
2. تحسن جودة العمل
تؤدي إدارة الوقت إلى زيادة جودة عملك وذلك لتوفر الوقت الكافي لإنجازه على أتم وجه، أما في حالة عدم تنظيمك لوقتك فسوف تضطر إلى الإسراع في إكمال المهام في اللحظة الأخيرة مما يضر بجودة العمل.
3. زيادة الكفاءة والانتاجية
القدرة على إدارة الوقت والتخطيط المسبق والالتزام بالأهداف يؤدي إلى تحسن سير العمل. فعلى سبيل المثال، إذا كان هناك العديد من المهام الضرورية لإكمالها، فستكون أنسب خطة هي إكمال المهام المتشابهة معًا أو بالتتابع. أما إذا لم تكن تخطط مسبقًا، فقد ينتهي بك الأمر إلى القيام بعدة مهام بشكل عشوائي، ثم التراجع في أداء عملك مما يضر بسير العمل.
4. سمعة أفضل
إذا اعتمد العملاء أو صاحب العمل عليك لإكمال المهام في الوقت المناسب، فإن توقعاتهم وتصوراتهم عنك تتأثر إيجاباً، وسوف ينظرون إليك كشخص جدير بالثقة ويعمل بجد وفعالية. أما إذا لم يستطع أحد أن يعتمد عليك لإنجاز شيء ما في الوقت المحدد، فعلى الأغلب سوف ينقل أعماله إلى مكان آخر.
كيف تحقق إدارة الوقت كما ينبغي؟
بعد أن تكلمنا عن أهمية تنظيم الوقت، إليك أفضل 10 نصائح لتحقق أفضل إدارة لوقتك:
1. حدد الأولويات
يمكنك تحديد أولويات المهام بناء على مدى أهميتها وفق ما يلي:
مهم وعاجل: قم بهذه المهام فوراً.
مهم ولكنه ليس عاجلاً: حدد متى تقوم بهذه المهام بأقرب وقت.
عاجل لكنه غير مهم: أوكل هذه المهام لأحد آخر إن أمكن.
ليس عاجلاً ولا مهماً: ضع هذه الأمور جانبًا لتفعلها لاحقًا.
2. عيّن حداً زمنياً لكل مهمة
يمكن أن يكون تحديد مهلة زمنية لمهمة ما أمراً ممتعًا. في الواقع، تقوم بعض الشركات بتقسيم الموظفين إلى مجموعات، وتحصل المجموعة التي تنهي مشروعًا أو مهمة ما أولاً على مكافأة. يمكنك تطبيق هذا المبدأ على أي شيء. ضع حدًا زمنيًا محددًا، ثم حاول إنهاء المهمة في الوقت المحدد، ولا تنس أن تكافئ نفسك حال نجاحك!
3. ركز على مهمة واحدة
عند قيامك بمهمة ما عليك أن تستمر بها حتى تنتهي. تجنب أن تقوم بنصف العمل، أي التوقف عن مهمتك الحالية والقيام بشيء آخر تمامًا. مثلاً عند استغراقك في كتابة تقرير ثم تقرر فجأة أن تتحقق من بريدك الإلكتروني دون سبب وتبدأ بكتابة الردود. هذه إدارة سيئة للوقت بالإضافة إلى أنه يضر بتركيزك ويفقدك زخمك، الأفضل أن تركز على المهمة التي بين يديك وتتجنب التشتت.
4. استعن بمن حولك
لا يمكنك أن تفعل كل شيء بمفردك، لذا ربما حان الوقت لتدريب أحدهم على القيام ببعض العمليات البسيطة في عملك أو مكتبك. هذا سيمكنك من التركيز على مشاريع أكبر أو مهام أكثر تعقيدًا. يمكنك حتى الاستعانة بمصادر خارج نشاطك التجاري للعمل كموظف مستقل (فريلانسر) ذو خبرة أو مؤسسة أفق لخدمات النشر والتسويق.
5. ابدأ بالأهم
قم بأهم مهامك أو أكثرها صعوبة في الصباح. السبب لذلك بسيط، إذ لديك أكبر قدر من الطاقة في ذلك الوقت، لذلك ستتمكن من معالجة المهام بكفاءة. وكذلك سيجعلك الشعور بالإنجاز عند إنهاء أهم الأشياء أولاً على قضاء بقية اليوم بشكل أفضل بكثير!
6. خذ استراحة
عند القيام بالكثير من المهام دون استراحة، سيكون من الصعب الحفاظ على تركيزك، لذا ضع مهلة من الوقت بين المهام لتصفية ذهنك وتجديد نشاطك. ويمكنك أن تأخذ قيلولة قصيرة أو حتى أن تتمشى قليلاً أو ربما تكتفي بوجبة خفيفة.
7. نظّم نومك
جدول النوم ضروري من أجل إدارة الوقت، يضمن الجدول الزمني الجيد للنوم الاستيقاظ مبكرًا في الصباح. وللحفاظ على تنظيم نومك، اذهب إلى الفراش واستيقظ في نفس الوقت كل يوم، حتى في عطلات نهاية الأسبوع. سوف يتكيف جسمك مع دورة نومك واستيقاظك، وستبدأ في الشعور بالتعب في وقت نومك والحيوية في الصباح.
8. تجنب الكمال
تجنب المبالغة في إتقان كل ما تفعله، بالطبع هذا لا يعني أن تكون مهملاً. ابذل قصارى جهدك دائمًا، لكن الوصول إلى الكمال مستحيل غالباً، لذلك لا تفكر في الأمر، بمجرد أن تنتهي من مهمة وتمنحها أفضل ما لديك، عليك المضي قدماً.
امنح مهارات إدارة الوقت هذه جهداً متضافراً وسوف تلاحظ أن أيامك وأعمالك أصبحت تعمل بسلاسة أكبر! ولا تنس أن تشارك المقالة مع صديقك الذي يعاني مشاكلاً مع تنظيم وقته، وأن تخبرنا بتجربتك مع إدارة الوقت.
من أكثر المقالات المفيدة التي قرأتها شكراً جزيلاً