كيفية كتابة رسالة التغطية

مهما كانت مبهرة، لم تعد السيرة الذاتية كافية عند التقدم لوظيفة في هذه الأيام، وصار ينبغي أن يكون طلب التوظيف مصحوباً برسالة التغطية التي تشرح السيرة الذاتية للمتقدِّم على نحو أفضل وتركِّز على التقاطع بين خبراته وما تطلبه الوظيفة التي يتقدم لها من مهارات، وسواء طلبت منك الشركة أو الجهة التي ستتقدم للوظيفة لديها إرفاق رسالة التغطية بملف التقدُّم للوظيفة أو لم تطلب، فإن كتابتك لها ستعزِّز من فرص حصولك على عمل أحلامك.

وإن كنت ما تزال متحيِّراً بخصوص كتابة رسالة التغطية، نقدِّم لك دليل مؤسسة أفق في كتابة رسالة التغطية الناجحة.

أولا: ما هي رسالة التغطية

رسالة التغطية Cover Letter هي مستند مكوَّن من صفحة واحدة مُصمَّم لإقناع المسؤول في قسم التوظيف على إجراء مقابلة معك، وهي أكثر تعمُّقاً من السيرة الذاتية وتشرح سبب كونك أفضل شخص مرشح للحصول على الوظيفة، وتُرفق رسالة التغطية مع السيرة الذاتية وقد أضحت مطلوبة عند التقدُّم للعمل في قطاعات عدة.

ثانياً: كيفية كتابة رسالة تغطية لوظيفة

انتبه إلى ضرورة تضمين العناصر التالية عند صياغتك لرسالة التغطية الخاصة بك، ولكن احرص على عدم الإطالة واذكر المعلومات المهمة باختصار بحيث لا تتجاوز رسالة التغطية الصفحة الواحدة، وتذكَّر أنَّ "خير الكلام ما قلَّ ودلَّ"

1. اسمك وعنوانك: كن مباشراً وابدأ رسالة التغطية الخاصة بك بكتابة اسمك الكامل وعنوانك، تماماً مثلما تبدأ سيرتك الذاتية.

2. اسم وعنوان الشركة أو الشخص التي تكتب إليه: أضف بعد ذلك اسم وعنوان الشركة واسم الشخص الذي سيقرأ الرسالة، وهذا سيتطلب منك إجراء بعض البحوث حول أسماء المدراء في الشركة ورؤساء الأقسام لإيجاد اسم الشخص الذي تتوقع أنه سيكون مسؤولاً عن قراءة طلبات التوظيف والاختيار من بينها، أما إن لم تستطع إيجاد اسم الشخص، فبإمكانك التوجه بالرسالة إلى الشركة ككل ثم القسم الذي تتقدم للتوظيف لديه.

3. تاريخ كتابة رسالة التضمين: هذه التفاصيل ستظهر مدى اهتمامك بالترتيب وستسهِّل على المسؤول عن التوظيف الرجوع إلى رسالتك وقت الحاجة.

4. سبب كتابتك لرسالة التغطية: احرص على افتتاح رسالتك بجملة أو جملتين خاطفتين للأبصار ومعبِّرَتَين عن الغرض الرئيسي لرسالة التغطية.

5. لماذا أنت مناسب تماماً للوظيفة التي تتقدم لها؟: يعد أن نجحت في لفت انتباه المسؤول عن التوظيف بافتتاحية مميزة، عليك الآن إقناعه بتوظيفك، أجب عن الأسئلة التالية وأنت تكتب هذا القسم:

6. لماذا يجب على الشركة توظيفك؟: ما هي المهارات التي تمتلكها والتي ستساعدك على إنجاز العمل على نحو أفض من أي شخص آخر؟

7. ما الذي بإمكانك تقديمه للشركة؟ تقيس الشركات نجاحك من حيث النتائج التي ستقدمها، لا من حيث ما تجده مكتوباً في سيرتك الذاتية وحسب، ولهذا السبب فإن هذا القسم مهم جداً من رسالة التغطية، إذ عليك أن تكتب في أقل من فقرتين ما يمكنك القيام به من أجل الشركة وأن تثبت بأنك قمت بذلك من قبل في أعمال أخرى مارستها أو نشاطات انتسبت إليها.

8. الحث على اتخاذ إجراء: قد يبدو من المفاجئ لك أن ترى هذا المصطلح المستخدم في عالم التسويق هنا في خطوات كتابة رسالة التغطية، لكن لا تترك هذه الأداة المهمة لمدونات التسويق وحسب، بل شجِّع للشخص الذي يقرأ الرسالة على التواصل معك وأظهر له أنك مستعد دوماً لتلقي اتصال منه والإجابة عن أي سؤال قد يطرحه.

أهمية رسالة التغطية

لم تكن رسائل التغطية على هذا القدر من الأهمية فيما مضى، إلا ان آخر الإحصائيات لعام 2021 تظهر أن 83% من مديري التوظيف يعتقدون بأنه على الرغم من أنها ليست ضرورية، إلا أن رسالة التغطية المكتوبة على نحو جيد يمكن أن تؤمن لصاحبها مقابلة عمل وإن لم تكن سيرته الذاتية جيدة بما فيه الكفاية.

كما يفضِّل 74% من مديري التوظيف تلقِّي طلبات التوظيف التي تتضمن رسالات تغطية بغض النظر عن السيرة الذاتية، وصحيح أن إرفاق رسالة التغطية ما يزال اختيارياً، إلا 77% من مسؤولي التوظيف يعطون الأفضلية للمرشحين الذين أرسلوا رسالة تغطية.

إذن فكتابتك لرسالة تغطية تمنحك ميزة وتزيد من فرصة حصولك على الوظيفة، لذا فلا تتردد في كتابتها وإن لم تكن خياراً إجبارياً.

7 نصائح لكتابة رسالة تغطية ناجحة ومؤثرة

الآن وقد صارت لديك معرفة بعناصر رسالة التغطية، أضف هذه المعلومات والنصائح إلى رسالتك لتكون رسالة تغطية مثالية:

1. لا تثرثر

ذكرنا سابقاً كيف لا ينبغي لرسالة التغطية أن تتجاوز الصفحة الواحدة، لذا تذكر على الدوام أنك تكتب ما تكتبه للفت انتباه القارئ، فلا تضيع وقتك ووقته بكتابة كلام لا يهمه أو كلام نمطي ملَّ من سماعه وقراءته، لا تتردد بحذف جملة جميلة ولكن لا داعي لها!

2. لا تكرر رسالة التغطية

خذ وقتك بكتابة رسالة تغطية لكل جهة تتقدم لوظيفة لديها، لا تكرر الرسالة ذاتها عدة مرات بحيث يكون التعديل الوحيد الذي تجريه تغيير اسم الشركة وعنوانها، فلكل شركة نمط وطريقة لخطاب مدرائها، إضافة إلى أنك لا تتقدم للوظيفة ذاتها في الشركات جميعها.

3. أضف ما هو أكثر من سيرتك الذاتية

احذر أن تكون رسالة التغطية التي تكتبها نسخة لسيرتك الذاتية، واحترم مشاعر المسؤول الذي يقرأ مئات الصفحات يومياً، وإن اضطررت لذكر أحد مؤهلاتك الموجودة في السيرة الذاتية، اكتفِ بالإشارة إليها من دون تكرار.

4. أعمل على تضمين أمثلة مدعَّمة بالبيانات

استعمل لغة الأرقام والإحصائيات ولا تكتفِ بسرد إنجازات بلغة تقريرية، إليك مثالاً العبارتين التالتين:

• "لقد ساهمتُ في زيادة العملاء المحتملين للشركة."

• "ساهمتُ في زيادة العملاء المحتملين للشركة بنسبة 30% في شهر واحد وعن طريق منشور واحد فقط، وقد أصبح من أكبر مصادر الإيرادات للشركة."

أليست العبارة الثانية أكثر إقناعاً؟

5. اسرد قصة

قدِّم البيانات التي لديك داخل قصة، سيساعدك ذلك في الربط ويعطي رسالتك لمسة ذاتية، وستترك رسالتك انطباعاً لا ينسى لدى مدير التوظيف الذي يضطر يومياً لقراءة مئات الصفحات المكتوبة بلغة تقريرية مملة، ولكن احرص على عدم المبالغة في السرد وتذكَّر: لا تثرثر!

6. دقِّق رسالة التغطية

حتى أفضل الكتَّاب يرتكبون أخطاء لغوية، لكن بعض مدراء التوظيف لا يغفرون الأخطاء اللغوية مهما صغرت، حتى وإن لم تكن الوظيفة التي تتقدم إليها تتطلب مهارات لغوية، لذا احرص على تدقيق رسالتك قبل إرسالها، ولا مانع من أن تطلب من أحد أفراد عائلتك أو أصدقائك قراءتها، فقد ينتبهون إلى أمر فاتك وينبهونك عليه، واحرص على أن تكون مثالية قدر الإمكان.

7. كن مميزاً

اجعل رسالة التغطية التي تكتبها مميزة ومتفردة وتعبر عنك، إذا كنت تتقدم لوظيفة في شركة تدعم الإبداع، فاكتب رسالتك في قالب ملون واجعل عناوينك الفرعية بخط كبير ومميز، أما إن كنت تتقدم لوظيفة في شركة تقليدية، فاحذر من البهرجة واكتبها في قالب رسمي. كيف تعرف الشكل المناسب لرسالتك؟ غالباً ما يمكنك التقاط ذلك عن طريق تصفُّح الموقع الإلكتروني للشركة وقراءة بيان تعريف الشركة ورؤيتها لطريقة سير العمل.

هل استفدت من المقال؟ شاركه مع أصدقائك! وإذا كان لديك أي تساؤل، فنحن مستعدون للإجابة عنه!

المصدر [1]